Con la Reforma a la Subcontratación Laboral (outsourcing) en México (publicada en el DOF el 24 de abril de 2021), las empresas que prestan servicios especializados deben cumplir con una serie de obligaciones legales, fiscales y laborales para poder operar de manera regular y mantener la deducibilidad fiscal y el acreditamiento de IVA.
Estas medidas aplican tanto a proveedores (quienes prestan los servicios) como a contratantes (quienes los reciben).
Obligaciones principales para prestadores de servicios especializados
1. Actualización de Estatutos Sociales: Incluir expresamente en el objeto social las actividades consideradas como servicios especializados, debe coincidir con el registro REPSE y con las actividades ante el SAT y el IMM.
2. Registro en el REPSE:
• Tramitar el Registro de Prestadores de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) ante la STPS.
• Requisitos: RFC activa, firma electrónica, cumplimiento de IMSS, INFONAVIT y SAT al día.
• Vigencia: tres años, renovable con anticipación mínima de 30 días.
3. Modificación del Registro Patronal ante IMSS e INFONAVIT (si aplica):
• Actualizar la actividad económica y clase de riesgo.
• Alinear datos con la actividad registrada en el REPSE.
4. Actualización de actividades ante IMSS y SAT:
• Verificar que las actividades ante IMSS, SAT e INFONAVIT sean coherentes con las registradas ante la STPS.
5. Modificación de contratos:
• Incluir: objeto del servicio, número estimado de trabajadores, y folio del REPSE.
• Señalar temporalidad y autonomía del servicio.
6. Revisión de Facturación e IVA (6%):
• No aplicar indebidamente la retención del 6% de IVA en servicios que no sean subcontratación laboral.
• Las facturas deben cumplir los requisitos fiscales del SAT.
7. Identificación de trabajadores:
• Los trabajadores deben ser claramente identificados con la empresa prestadora (uniformes, gafetes, etc).
8. Documentación fiscal a clientes:
• Entregar:
CFDI de nómina de los empleados asignados.
Comprobantes de retención de ISR.
Pagos de cuotas al IMSS e INFONAVIT.
Declaración y acuse de IVA del periodo.
9. Mecanismo de Envió de documentación y privacidad de datos:
• Implementar medios formales (plataforma, portal, correo institucional) para enviar y recibir documentación fiscal.
• Cumplir con la Ley Federal de Protección de Datos Personales.
10. Cumplimiento ante IMSS e INFONAVIT:
• Reportar movimientos afiliatorios, pagos y cumplimiento de cuotas.
11. Modificación de recibos de nómina (CFDI):
• Reflejar correctamente percepciones, deducciones y asignación de trabajadores por cliente.
12. Control interno de tiempos:
• Registrar las horas y días asignados de cada trabajador por cliente para sustentar la relación laboral y los CFDI emitidos.
13. Sustitución Patronal (si aplica):
• Seguir los procedimientos establecidos en la Ley Federal del Trabajo y lineamientos del IMSS.
14. Registro en FONACOT:
• Obligatorio para renovar o mantener registro en REPSE.
15. Actualización de Trabajadores en RFC:
• Registrar o suspender trabajadores según su situación laboral.
16. Comisión de Seguridad e Higiene:
• Constituirla conforme al Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo.
17. Implementación de la NOM-035-STPS:
• Evaluar y prevenir riesgos psicosociales en el entorno laboral
18. Prevención del lavado de dinero (PLD):
• Cumplir con obligaciones de la Ley Antilavado (LFPIORPI) si las operaciones superan los umbrales establecidos.
19. Registro en Padrón Estatal del ISN:
• Inscribirse en el padrón de contribuyentes estatales y cumplir con el pago mensual del ISN.
20. Aviso por Pensión Alimenticia (si aplica):
• Notificar a los juzgados o beneficiarios cuando haya sustitución patronal o cambio de razón social.
Consecuencias del Incumplimiento
De acuerdo con el Artículo 27, fracción V de la Ley del ISR y el Artículo 5, fracción II de la Ley del IVA:
• Los gastos no serán deducibles si no se cuenta con la documentación requerida.
• El IVA no será acreditable si no se obtiene el comprobante correspondiente.
Además, la STPS puede cancelar el REPSE y el IMSS o INFONAVIT pueden imponer multas o sanciones.
Legal
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Requisitos y obligaciones para empresas con registro REPSE.
