Gestión Fiscal y Timbrado de Viáticos en el CFDI de Nómina: Claves para el Cumplimiento

El manejo adecuado de los viáticos en el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de nómina es esencial para el cumplimiento fiscal. Un proceso incorrecto puede afectar tanto la deducibilidad del gasto para el patrón como la exención del ingreso para el trabajador. El tratamiento de los viáticos se rige por el Artículo 93, fracción XVII, de la Ley del ISR, el Artículo 152 de su Reglamento, y la Guía de llenado del CFDI de nómina emitida por el SAT.

La Ley del ISR establece que los viáticos no están sujetos a impuesto, siempre que se comprueben con documentación fiscal válida y se destinen directamente al desempeño laboral. El Reglamento, por su parte, establece los límites y condiciones de comprobación.

Esquema General y Plazos de Timbrado

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) define tres momentos clave para reportar los viáticos, todos deben ocurrir dentro del mismo ejercicio fiscal:

1. En el CFDI del periodo en que se entregó el recurso.

2. En el CFDI del periodo siguiente, siempre que no exceda de 30 días naturales posteriores a la entrega.

3. En un CFDI independiente y exclusivo de viáticos, emitido dentro del mismo plazo de 30 días y dentro del ejercicio.

El objetivo es alinear el flujo de dinero (anticipo) con su efecto fiscal (percepción exenta/gravada) y su anulación contable (ajuste).

Claves Esenciales para el Registro Fiscal

Para garantizar la coherencia contable-fiscal en el CFDI de nómina, se utiliza una secuencia de claves para reflejar la operación completa:

• Entrega del Anticipo: Se registra bajo TipoOtroPago con la clave 003 ("Viáticos entregados al trabajador"). Esto refleja que el dinero es un adelanto, no un ingreso gravable inmediato.

• Clasificación Fiscal: Una vez que el trabajador comprueba el gasto, se utiliza TipoPercepcion con la clave 050 ("Viáticos"). Aquí se clasifica el monto total como exento (si cumple requisitos) o gravado (si no se comprobó o excede límites).

• Ajuste o Neteo: Para evitar que el monto del viático aparezca dos veces (como anticipo y como percepción), se aplica una deducción de ajuste con la clave 081 ("Ajuste en viáticos entregados al trabajador") por el monto total del anticipo.

Este mecanismo de ajuste (003 – 050 – 081) equilibra el registro, asegurando que el trabajador solo tribute por la parte no comprobada o excedente.

Facilidad Administrativa del Artículo 152 del Reglamento

El Artículo 152 del Reglamento de la LISR ofrece una importante facilidad para las personas físicas que reciben viáticos. Reconoce que no siempre es posible obtener CFDI válidos en comisiones.

Esta regla permite que hasta el 20% del total de los viáticos erogados en cada comisión carezca de comprobante fiscal, sin perder su carácter exento, siempre que el monto no exceda de $15,000 anuales y se cumplan condiciones rigurosas:

• El 80% restante debe haberse pagado con medios electrónicos del patrón.

• Se debe demostrar la efectiva erogación en servicio del patrón.

• Cualquier monto no utilizado debe ser reintegrado al patrón.

• No aplica para gastos de hospedaje ni pasajes aéreos (estos siempre requieren CFDI).

El monto no comprobado bajo este margen se registra en el CFDI de nómina como parte del ImporteExento de la Percepción 050.



Conclusión

La correcta gestión y timbrado de viáticos exige la observancia estricta de los plazos (30 días y mismo ejercicio fiscal) y la aplicación rigurosa del esquema de claves 003, 050 y 081 para el neteo fiscal. El cumplimiento de los límites de comprobación del Artículo 152 del Reglamento de la LISR es indispensable para garantizar la deducibilidad del patrón y la exención del ingreso del trabajador.