En el ámbito fiscal mexicano, existe la creencia común de que la contabilidad solo debe guardarse por cinco años. Sin embargo, el Artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece una excepción crítica que toda empresa debe conocer: existen documentos que deben conservarse por todo el tiempo que subsista la sociedad. No se trata de una opción, sino de una obligación indefinida vinculada a la estructura misma de la empresa.
¿Qué documentos entran en la categoría de "Conservación Indefinida"?
La autoridad y los tribunales han sido claros. Debes mantener en tu archivo permanente:
• Actas de asamblea que consignen aumentos o disminuciones de capital social.
• Documentación que acredite el pago efectivo de dichas aportaciones (ya sea en efectivo o especie).
• Evidencia del origen de pasivos, en caso de que el aumento haya sido por capitalización de adeudos.
• Declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio.
La CUCA: Un efecto fiscal que nunca muere
La Cuenta de Capital de Aportación (CUCA) es el termómetro que mide cuánto capital han inyectado los socios y qué parte puede retirarse sin pagar impuestos. Según el Artículo 89 de la LISR (vigente desde 2012), los efectos de un aumento de capital no terminan cuando se firma el acta, sino que se proyectan hasta el día en que la sociedad se liquide o realice su último reembolso. Si no tienes el comprobante de pago de una aportación de hace 20 años, el SAT podría considerar ese retiro como una utilidad gravable en el presente.
El Criterio de la Sala Superior del TFJA en 2024-2026
El Tribunal Federal de Justicia Administrativa ha reafirmado esta postura (Precedente IX-P-SS-421). Los magistrados determinaron que, dado que el aumento de capital produce efectos durante toda la vida de la persona moral, es obligatorio resguardar el soporte documental mientras la empresa exista. Perder estos documentos equivale a perder el derecho de demostrar que el dinero que sale de la empresa es capital ya tributado y no una nueva utilidad.
Conclusión
La carga de la prueba recae totalmente en el contribuyente. No importa qué tan antigua sea una operación; si afecta la integración de la CUCA actual, el SAT tiene la facultad de exigir el soporte documental. Las empresas deben implementar protocolos de digitalización certificada y resguardo físico de alta seguridad para sus libros de actas y comprobantes de transferencia de capital. Ignorar esta obligación puede convertir un reembolso de capital legítimo en una contingencia fiscal millonaria por falta de pruebas.
Impuestos
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¿Documentos para Siempre? La Obligación de Conservar las Actas de Capital y la CUCA
